- クライアント概要
- 写真処理機器を製造・販売している。海外にも子会社や販売代理店など多く持っており、大手フィルムメーカーとも業務提携をしている。
課題
- 必要な輸出書類をシステムと連動されて管理されていないため、出荷後の連絡等での問い合わせ時の調査に時間がかかっている
- 海外販社からの注文確認や出荷予定連絡などで人手がかかってしまっている
解決方法
- 新しい管理システムの構築
効果
- 海外販社からの注文情報に対して、内容のチェックおよび自動取込を行うことによる、業務効率の向上
- 注文情報とインボイスなど輸出書類をシステム内で連動管理させることによる、出荷後の追跡調査等での管理コスト削減
当初の課題から提案まで
海外販社からの注文に対して、製品構成が守られていないことで、チェックと受注データの修正が発生しており、ひいては納期など海外販社との調整にも手間がかかっている状態でした。また、システムを元にインボイスなどの輸出書類の作成が必要でしたが、特記事項などのシステム管理外の部分もあり、書類作成には手間がかかっており、さらに、システム外で管理となっているため、人手による紐付け管理が必要となっていました。
そこで、受注取込時のチェックを強化し、また生産管理システムへの連携時の入力項目をマスタ引用することで減らすことをご提案。
特記事項など、輸出書類に必要な情報をシステムで管理できるように見直した上で、システムから輸出書類をExcel形式で自動作成し、ユーザが編集した結果ファイルをシステム内部に取り込めるようにして、一元化管理する仕組みをご提案しました。
開発システム概要と効果
海外販社からの受注取込時チェック強化
受注取込時のチェックを強化し、合わせて生産管理システムへの連携時の入力項目をマスタ引用することで削減。そのため、担当者の方の作業時間を他に回してもらうことで、業務効率を上げることができました。
インボイスなどの輸出書類の管理コスト削減
受注や出荷情報を元に、システムでインボイスやP/Lなどの輸出書類をExcel形式で自動表示し、ユーザが編集した結果をシステム内部に取り込めるようにしました。そのため、システム内部で受注～売上のデータと編集後の輸出書類を一元管理できるようにしました。
また出荷情報の訂正などで輸出書類の再作成が発生した場合などで、編集後のExcelは複数バージョン管理できるように。
上記のシステム化により、船積書類の作成や出荷後の管理などの管理コスト削減を実現しました。
開発言語Visual Basic
外部連携（UNIXサーバ）生産システム
※旧システムはIBMのAS400にてRPGで開発
